Aspectos claves a la hora de decidir implantar un ERP

¿Que aspectos claves debe tener en cuenta un directivo o empresario a la hora de iniciar el proyecto de implantar un ERP?

Implantar un ERP en la empresa es una decisión a la que un directivo o empresario se pueden enfrentar una media de dos o tres veces en su vida profesional, depende de la movilidad entre empresas que haya tenido.

Hay poca información para analizar cuál es la mejor decisión, que aspectos se han de tener en cuenta, como preparar a la organización o cómo medir el retorno de la inversión.

No hay formación sobre el ERP

Incluso la formación en competencias digitales en escuelas de negocio, conferencias o seminarios para ejecutivos y propietarios, no ahondan en el ERP. En el contenido sobre digitalización y tecnología aplicado a la empresa se tratan aspectos de la importancia de la transformación digital, la analítica de datos, las herramientas para gestión de clientes y marketing de CRM, la web, el e - commerce y su posicionamiento etc.. Pero poco o nada sobre el ERP, siendo este el corazón de gestión de la empresa sobre el que orbitan otros sistemas que se retroalimentan de sus datos como los sistemas de gestión de almacén (SGA´s), la gestión de clientes y campañas con los CRM´s, los E commerce, la cadena de suministro y la producción o la analítica de datos por citar algunos de los mas importantes.

Porque se necesita.

Centrándonos en el mundo de la PYME lo habitual es comenzar con un programa básico de facturación. Con el tiempo se van añadiendo otros satélites, y sobre todo muchas hojas de Excel, para la gestión, la operación y el control diario de la empresa. Llega un momento en que el crecimiento y el volumen del negocio pide un salto en los sistemas de gestión de la empresa. Se necesita gestionar no solo la facturación, hay que integrar los pedidos y la facturación con la producción o la gestión de proyectos, los almacenes y el stock, las compras, la relación y el seguimiento de la relación con los clientes, tener una trazabilidad, un sistema de calidad o un servicio post venta.

Otra situación habitual es que ya se cuenta con un ERP personalizado y desarrollado ad hoc, pero que no está evolucionando con nuevas funcionalidades, o que no contempla nuevos aspectos legales de obligado cumplimiento para las empresas, como la ley antifraude o la factura electrónica, que obliga no solo a las empresas sino también a los fabricantes de software.

Otros programas personalizados no están preparados para el crecimiento y nuevas demandas de la empresa. También en muchas ocasiones quien lo desarrollo lo descontinúa por diferentes motivos.

Por supuesto las empresas pueden trabajar con un programa básico de contabilidad e infinidad de hojas de Excel para su gestión y control diario, pero pierden muchas oportunidades de optimizar y mejorar su gestión.

En definitiva, una empresa que decide implantar un ERP quiere garantizar que hay procesos en su organización, dato único, menos errores humanos, optimizar procesos, reducción de costes, control y acceso a los datos que dan información para la toma de decisiones.

En un momento en el que hay muchas operaciones de compras y adquisiciones, una empresa que cuenta con un ERP fiable tiene más valor porque tiene garantizados procesos ya que el ERP hace las veces de sistema de control y auditoría, en resumen, los datos son fiables. Eso sin contar también el valor que aporta frente a clientes y proveedores.

Aunque no cabe duda que la implantación de un ERP es un proceso de trabajo intenso y de desgaste para los equipos implicados, al final es más motivador para un empleado trabajar con un sistema líder e internacionalmente conocido que no solo simplifica su trabajo sino que además incrementa su valor como profesional.

La seguridad de los datos es un aspecto clave hoy en día. El ERP exige unos estándares de alojamiento en servidores físicos o en la nube que ya garantizan en un porcentaje esa seguridad. Esto no quita que hay que tener una infraestructura segura, hacer copias de seguridad y demás estándares de ciberseguridad mínimos en la empresa.

Antes de pasar a los aspectos claves a tener en cuenta, solo recordar como se dijo al principio que en un mundo cada vez más digital y con muchas opciones de digitalizar procesos y contacto con los clientes tener un ERP sólido es clave, ya que son los cimientos, el corazón de gestión de la empresa al que se conectan las diferentes herramientas y del que se obtienen los datos necesarios para la toma de decisiones.

Aspectos claves a tener en cuenta

Una vez se ha decidido dar el paso de implantar un ERP que aspectos se deben tener en cuenta.

1.- Producto: Hay que elegir un software solvente, estándar y de mercado. También hay productos que se denominan verticales, es decir, específicos de un sector. Lo importante es que las empresas que los fabriquen den garantías de desarrollo, innovación, mejoras, soporte y actualizaciones. Obviamente cuando más grande y más internacional es el fabricante, hay más garantías de todo lo anterior.

2.- Partner: Casi mas importante que elegir un buen producto es quien lo implanta. La consultora debe tener experiencia en el producto, conocimiento del mercado de la empresa donde lo va a implementar, solidez y recursos ya que es un viaje largo. Debe ser un socio de confianza. La vida del ERP en a empresa no se limitará a la implantación, cuando se estabiliza siempre habrá mejoras, actualizaciones e incidencias. Lo mejor es que quien lo implantó lo siga manteniendo, así que es clave elegir bien a ese compañero de viaje.

3.- Coste: La inversión en un ERP se divide en dos partes, las licencias por un lado y los servicios de implantación. Las licencias se suelen adquirir al fabricante del software a través del partner. Hay dos opciones: SaaS (software as a service), es decir un coste de alquiler por usuario y mes. Y la opción de compra de la licencia perpetua con un coste de mantenimiento anual. El primer caso es un gasto y el segundo es inversión. La tendencia actual es el modo SaaS aunque hay fabricantes que dan las dos. Los servicios de implantación son los que ofrece el partner que lo implanta y son horas, al comparar ofertas siempre es importante preguntar cuantas horas son las que estima la consultora en la implantación.

4.- Fases y tiempo de implantación. En los servicios de implantación estas fases deben de estar detalladas y claras. Suelen ser una primera fase de análisis en la que la consultora analiza con detalle los procesos de la empresa y como adaptar el software a ellos, y viceversa, de este análisis sale un documento final que son los planos del edificio. Después se parametriza con los desarrolladores, se cargan datos, pruebas, formación a los usuarios, arranque y una temporada de seguimiento de garantía. La media en una PYME de este proceso es de 9 meses.

5.- Todo software se aloja en un servidor. Hay dos opciones en la nube o en un servidor físico en las instalaciones de la empresa. La tendencia actual es que la licencia SaaS esta alojada en la nube e incluya ese coste. Esta opción es una ventaja ya que no hay que invertir en infraestructura, pero dependes de internet y en entornos, por ejemplo, industriales donde es crítico que no haya cortes, muchas empresas prefieren tener el ERP en un servidor físico en sus instalaciones. Hay que valorar bien las dos opciones.

6.- Gestión del cambio. Para el final uno de los aspectos más importantes. Transformar digitalmente una empresa implantando un ERP va más allá de adquirir tecnología, requiere un mensaje claro y alineado desde la dirección. Hay que informar, dialogar, formar, motivar y porqué no incentivar al equipo en el cambio. La mayoría de los fracasos de los proyectos y las bajas tasas de adopción de la tecnología se deben a que no se han tenido en cuenta a las personas, y   no se trata de tecnología, se trata de personas que son realmente las claves para que la empresa triunfe en sus proyectos y objetivos.