La transformación digital empieza con un café

Cuando pensamos en transformación digital, nos imaginamos grandes planes estratégicos, reuniones interminables y presentaciones llenas de gráficos y términos sofisticados. Pero después de vivirlo en primera persona, puedo decir que el verdadero cambio no ocurre en esas reuniones, sino en las conversaciones más informales, en los momentos en los que alguien te dice, con el café en la mano: "Llevo 20 años haciéndolo de otra manera, no veo por qué cambiar ahora".

Y ahí es donde empieza la verdadera transformación digital: en la resistencia cotidiana, en el escepticismo, en la incertidumbre de la gente que lleva años haciendo su trabajo de una manera y de repente tiene que hacerlo diferente.

El primer obstáculo: el miedo al cambio

Cuando llegué a esta empresa, con miles de profesionales y una cultura más tradicional, la digitalización empezaba a asomar tímidamente en la operativa diaria. Algunos procesos seguían siendo manuales y la gestión de otros trámites se hacía con papeles que pasaban de mesa en mesa. Mi primera reacción fue pensar: “Esto cambiará rápido”. Qué ilusa.

No es que la gente no quisiera mejorar, es que tenían miedo de lo que significaba el cambio. ¿Y si no sé usarlo? ¿Y si esto me complica la vida en lugar de facilitármela? ¿Y si me quedo atrás? A los que venimos de sectores más digitalizados como es el bancario, nos parece obvio que la tecnología ayuda, pero para alguien que ha trabajado siempre de una manera, un software nuevo no es solo una herramienta: es una amenaza.

Además, en empresas como la nuestra, donde el ambiente es familiar y los empleados llevan décadas en la compañía, el conocimiento no está documentado en manuales o bases de datos; está en las personas. Esto hace que el miedo sea aún mayor. Muchos sienten que, si la empresa digitaliza sus procesos, lo que han aprendido en 20 o 30 años perderá valor y que, de alguna manera, la tecnología los va a reemplazar. Pero lo que realmente ocurre es que el valor de las personas no está en la información que poseen, sino en su experiencia, criterio y capacidad de resolver problemas.

Entonces entendí que la digitalización no es solo implementar tecnología, sino ganarse a las personas. Y eso no se hace en reuniones de comité ni con correos informativos. Se hace con paciencia, con empatía y con conversaciones cara a cara.

Desde Recursos Humanos, nuestro papel está siendo clave en este proceso. No basta con que la dirección impulse la digitalización; hay que hacerla comprensible y útil para los profesionales pero, sobre todo, la escucha activa. Porque solo entendiendo las preocupaciones reales podemos facilitar una transición efectiva.

En este punto, el liderazgo juega un papel fundamental. No solo el liderazgo formal, sino el liderazgo real dentro de los equipos. Cada persona enfrenta el cambio de una manera diferente: algunos lo ven como una oportunidad y se suman con entusiasmo, otros necesitan más información y tiempo para confiar en el proceso, y hay quienes simplemente prefieren esperar a ver qué pasa antes de involucrarse. Comprender estas diferencias nos ha permitido ajustar nuestras estrategias, asegurándonos de que cada persona encuentre su lugar en la transformación digital sin sentirse desplazada o desorientada.

Por eso, más allá de las herramientas, debemos enfocarnos en crear un ambiente donde la gente pueda preguntar sin miedo, equivocarse sin consecuencias y aprender sin sentirse juzgada. Y ahí es donde entran esos cafés, esas conversaciones fuera de agenda donde alguien te dice: “Voy a darle una oportunidad, pero si me lío, ¿me echas un cable?". Porque ese es el momento clave en el que sabes que el cambio está empezando a funcionar.

Y la mentalidad empieza a cambiar y en lugar de resistirse, empiezan a explorar y proponer. "¿Habrá alguna herramienta que nos ayude con esto?" o "¿Existe una forma más fácil de hacerlo?".

En la actualidad, nuestra empresa ha logrado grandes avances en su proceso de digitalización gracias al esfuerzo de todos los equipos. No ha sido un camino perfecto ni lineal, y todavía queda mucho trabajo por hacer. Pero lo más importante no ha sido la tecnología en sí, sino el cambio de mentalidad. El éxito no está en cuántos procesos hemos automatizado ni en cuántas plataformas usamos. Se refleja cuando la curiosidad reemplaza la resistencia, cuando alguien deja de ver una nueva herramienta como una carga y empieza a preguntarse "¿Y si probamos algo diferente?". Y ese, para mí, es el verdadero indicador de que estamos avanzando.

En Recursos Humanos, hemos aprendido que no basta con imponer herramientas, sino que debemos ser los primeros en escuchar, en acompañar y en demostrar que la digitalización es una evolución, no una barrera. Y sobre todo, que las empresas no las hacen los procesos ni las tecnologías, sino las personas que le dan vida, con su experiencia y liderazgo.

Porque al final, la transformación digital no inicia con un software, sino con una conversación. Y muchas veces, esa conversación empieza con un café en la mano.

Linkedin: Elena Gil Ortega