Pensar con Inteligencia Artificial: la nueva estrategia para cerrar el año empresarial

 

Llega noviembre y con él el suspiro final del ejercicio. Ese momento en el que las empresas familiares empiezan a revisar los números, los movimientos bancarios, las facturas, los gastos pendientes… y también los olvidos. En muchas ocasiones, detrás de un extracto bancario aparecen pagos que nadie recuerda del todo: comidas con clientes, hoteles en ferias, viajes de comerciales, pequeñas compras logísticas o cargos que, si bien son reales y necesarios para el funcionamiento de la empresa, no siempre tienen su factura correspondiente.

 

Y ahí comienza el verdadero riesgo: los gastos sin justificación documental, que a ojos de Hacienda son invisibles. Lo que hoy parece una cantidad menor, mañana puede convertirse en un ajuste fiscal importante, en una sanción o, directamente, en un gasto no deducible.

 

Por eso, el cierre de año no solo es una tarea contable: es una estrategia de protección y previsión. Y es precisamente en este punto donde la Inteligencia Artificial puede ser una aliada excepcional.

 

De los datos a la claridad: el poder de cruzar información con IA

 

Hasta hace poco, revisar extractos bancarios y cruzarlos con facturas era una labor manual, tediosa y propensa a errores. Hoy, la inteligencia artificial puede procesar en segundos miles de movimientos bancarios y compararlos con los documentos contables existentes. Puede detectar diferencias, clasificar gastos por tipo de tarjeta, por comercial, por fecha o incluso por patrón de consumo.

 

 

Lo que antes era un trabajo de horas —o de semanas—, hoy puede resolverse en minutos con un buen modelo de análisis entrenado para nuestra propia empresa. No se trata solo de velocidad, sino de visión estratégica: la IA nos muestra lo que estamos viendo sin darnos cuenta.

 

Porque muchas veces, los gastos que no tienen factura no son errores: son decisiones operativas que nadie documentó. Y ahí es donde la inteligencia artificial no solo detecta, sino que nos invita a pensar.

 

Actas societarias: el escudo invisible de la empresa familiar

 

En muchas empresas familiares, el Consejo de Administración se reúne poco, y cuando lo hace, se habla más de lo urgente que de lo importante. Pero pocas veces se utiliza el acta societaria como una herramienta de protección.

 

La mayoría piensa en las actas como simples formalidades, pero en realidad son un documento estratégico. En ellas se pueden reflejar acuerdos, criterios, previsiones y asignaciones de gasto que, si están bien redactadas y fechadas, blindan a la empresa ante posibles futuras revisiones fiscales.

 

Por ejemplo: si durante el año se han producido cargos por tarjetas de comerciales relacionados con ferias, comidas o desplazamientos sin factura, el Consejo puede aprobar su aceptación como gasto justificado, siempre que se argumente su relación con la actividad de la empresa y se deje constancia en acta. Esa acta, una vez inscrita en el libro societario y presentada en el Registro Mercantil, tiene valor probatorio.

 

En una inspección, esa diferencia entre “gasto no justificado” y “gasto aprobado por órgano de gobierno” puede suponer decenas de miles de euros.

 

IA como generadora de escenarios y argumentos

 

La inteligencia artificial no sustituye al asesor fiscal, ni al contable, ni al notario. Pero sí puede convertirse en el mejor pensador previo, el que ayuda a preparar el terreno antes de sentarnos con ellos.

 

Podemos, por ejemplo, pedirle que nos ayude a redactar un borrador de acta del Consejo de Administración donde se reflejen partidas no facturadas pero necesarias para la actividad, asignando correctamente los conceptos, las fechas y las tarjetas desde las que se originaron los gastos.

También puede ayudarnos a plantear escenarios alternativos, simulando cómo quedaría el resultado del ejercicio si ciertas partidas se aceptan como gasto o si deben reclasificarse.

 

Más allá del cálculo, lo verdaderamente interesante es que la inteligencia artificial nos enseña a pensar desde otra perspectiva.

 

Podemos preguntarle:

 

“¿Qué necesitaría cambiar en este caso para que este gasto pudiera ser aceptado legalmente?”

 

Y es ahí donde empieza el aprendizaje. Porque muchas veces, los asesores nos dicen “esto no se puede”, pero no explican qué haría falta para que sí se pudiera.

 

La IA, cuando se le pregunta bien, te muestra el hueco legal, el matiz, el párrafo normativo que puede marcar la diferencia entre una idea inviable y una acción perfectamente justificable. No es que reemplace al experto: le da contexto y profundidad a su trabajo.

 

Mentoría vs. consultoría: el nuevo paradigma de acompañamiento

 

Durante años, el modelo de consultoría tradicional ha girado en torno a ofrecer respuestas. Pero el modelo que hoy necesitan las empresas familiares no es de respuestas: es de reflexión estratégica.

Y en eso, la inteligencia artificial ha venido a cambiar las reglas del juego.

 

No se trata de delegar en la IA las decisiones, sino de usarla como un espejo cognitivo. Al pensar con IA, lo que hacemos es activar un proceso de análisis guiado, donde cada pregunta genera nuevas rutas de razonamiento. Es un modelo de mentoría digital más que de consultoría técnica.

 

El mentor no te dice qué hacer: te enseña a mirar desde otro ángulo. La IA, cuando se utiliza con criterio, hace exactamente eso. Nos permite ver los huecos, los riesgos y también las oportunidades que no estaban en el radar.

 

En las empresas familiares, donde la intuición y la costumbre pesan más que los procedimientos, esta herramienta puede marcar un antes y un después. Porque nos obliga a sistematizar lo que antes hacíamos “de cabeza” o “por costumbre”.

 

Cerrar el año pensando como un estratega

 

Antes de cerrar el año, hay que cerrar la mirada. Revisar, sí, pero sobre todo comprender.

Comprender qué gastos han quedado fuera, qué decisiones no se documentaron, qué movimientos pueden ser optimizados y qué partidas deben pasar por acta antes de que se conviertan en un problema.

 

La inteligencia artificial puede ayudarte a crear una matriz de revisión fiscal inteligente:

 

• Clasificar cada gasto por tipo de justificante.

 

• Identificar aquellos sin factura pero con cargo bancario.

 

• Sugerir a qué área de la empresa pertenecen.

 

• Generar propuestas de redacción para actas societarias.

 

• Simular escenarios del impuesto de sociedades según distintas interpretaciones.

 

Esto no es ciencia ficción. Es gobernanza inteligente.

 

Y cuando lo haces desde la mentalidad de una familia empresaria, donde lo que se protege no es solo el beneficio sino el legado, el enfoque cambia completamente.

 

No estás cerrando un año: estás consolidando una forma de pensar, de decidir y de dejar rastro documental de tus decisiones con coherencia y visión.

 

Hacienda como socio, no como enemigo

 

Ver a Hacienda como un enemigo es un error común. En realidad, es un socio obligado: se queda con una parte de tu beneficio, pero también te ofrece la oportunidad de operar en un sistema legal estable.

 

Cuando se entiende eso, el juego cambia. La clave no está en esconder, sino en planificar con inteligencia.

Y la inteligencia artificial puede ser el aliado perfecto para preparar esas planificaciones de manera preventiva, ética y estratégica.

 

Si hoy utilizas la IA para analizar tus gastos, clasificar tus facturas, preparar tus actas y documentar tus decisiones, mañana no estarás improvisando ante una inspección, sino mostrando que tu empresa actúa con criterio y trazabilidad.

 

Conclusión: pensar con inteligencia artificial, actuar con propósito

 

La verdadera revolución no está en usar la inteligencia artificial para automatizar, sino para pensar mejor.

Pensar con IA es abrir una conversación con una mente que no se cansa, que no juzga y que puede mostrarnos escenarios que ni siquiera habíamos imaginado.

 

En la empresa familiar, donde la emoción, la intuición y la herencia se mezclan con la contabilidad y la estrategia, esta herramienta puede convertirse en un puente entre generaciones: una forma moderna de cuidar lo que siempre hemos querido proteger.

 

Usarla ahora, antes de cerrar el ejercicio, puede ser la diferencia entre reaccionar ante Hacienda o anticiparse con visión.

Y quizás ese sea el mayor signo de madurez de una familia empresaria: no esperar a que el sistema le diga lo que puede o no puede hacer, sino preguntarle a la inteligencia qué haría falta para poder hacerlo correctamente.

 

Porque pensar con inteligencia artificial no es depender de una máquina.

 

Es elevar nuestra propia forma de pensar.

 

Linkedin: Valerio García Pérez